POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

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Plataforma Assembleia Certa

 

Elaborada em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD)

 

Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais ("Política") tem por finalidade informar, de forma clara, objetiva e transparente, como a plataforma Assembleia Certa ("Sistema" ou "Plataforma") coleta, utiliza, armazena, compartilha e elimina os dados pessoais dos usuários que a acessam — condôminos, procuradores, convidados, síndicos, administradores de condomínio e demais usuários autorizados —, em observância à Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, doravante "LGPD") e às demais normas aplicáveis à proteção de dados no Brasil.

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O acesso e o uso da Plataforma pressupõem a leitura integral desta Política. Ao prosseguir com seu primeiro acesso e marcar a opção de aceite, o usuário declara ter lido, compreendido e concordado com os termos aqui descritos, autorizando expressamente o tratamento de seus dados pessoais nos termos e para as finalidades adiante especificadas.

 

1. Controlador e Encarregado de Dados (DPO)

 

O controlador dos dados pessoais tratados pela Plataforma, nos termos do art. 5º, VI, da LGPD, é a pessoa responsável pela operação e administração do Assembleia Certa.

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Para os fins do art. 5º, VIII, e do art. 41 da LGPD, fica designado como Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer – DPO), neste primeiro momento de operação da Plataforma, o Sr. Wallison Daniel Dias Oliveira, a quem compete receber comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos, adotar providências, receber comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e orientar os colaboradores da Plataforma quanto às práticas de proteção de dados pessoais.

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Canal oficial do Encarregado para solicitações, dúvidas, denúncias e reclamações relacionadas ao tratamento de dados pessoais: contato@assembleiacerta.com.br. Toda solicitação será respondida em prazo razoável, observados os prazos legais aplicáveis a cada tipo de pedido.

 

2. Dados Pessoais Coletados

 

Em razão da própria natureza da Plataforma — viabilizar a realização de assembleias condominiais, a identificação de participantes, a apuração de votos e a comprovação de quórum e resultados —, o Sistema realiza a coleta e o tratamento das seguintes categorias de dados pessoais:

 

2.1. Dados do condômino (usuário titular de unidade)

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• Nome completo;

• CPF;

• E-mail e telefone de contato;

• Foto de perfil (quando cadastrada pelo próprio usuário);

• Senha de acesso (armazenada de forma criptografada);

• Identificação da unidade condominial (número/bloco) e vínculo com o imóvel;

• Situação financeira perante o condomínio (adimplente/inadimplente), quando essa informação for necessária para viabilizar ou restringir o direito de voto em determinada assembleia ou enquete, conforme critério de participação definido pela administração condominial;

• Registros de voto, incluindo a enquete respondida, a opção escolhida, o horário do voto e, quando aplicável, a fração ideal correspondente à unidade;

• Dados de autenticação em duas etapas (2FA), quando ativada pelo usuário.

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2.2. Dados do procurador

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• Nome completo, CPF, e-mail e telefone;

• Documento de procuração anexado, com os dados nele contidos;

• Identificação das unidades representadas e os respectivos votos, registrados individualmente por unidade representada.

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2.3. Dados do convidado

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• Nome e e-mail, utilizados exclusivamente para geração do link de acesso individual (token) à videoconferência da assembleia, sem acesso a enquetes ou votação.

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2.4. Dados do condomínio e da administração

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• Razão social, CNPJ e endereço do condomínio;

• Dados da assembleia (data, horário, formato, pauta, enquetes e resultados);

• Dados de contato dos síndicos e administradores responsáveis pelo condomínio na Plataforma.

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2.5. Dados de acesso e uso da Plataforma

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Para fins de segurança, auditoria e cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o Sistema mantém registros ("logs") de acesso indicando qual usuário acessou, visualizou, exportou, copiou ou capturou (print) quais dados, em qual data e horário, incluindo endereço IP e dispositivo utilizado, quando tecnicamente disponíveis.

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3. Finalidade do Tratamento de Dados

 

Os dados pessoais coletados são tratados exclusivamente para as seguintes finalidades:

• Viabilizar o cadastro, a identificação e a autenticação do usuário na Plataforma;

• Validar o direito de participação e de voto do usuário em assembleias e enquetes, conforme as regras de convocação e de quórum de cada assembleia;

• Registrar, apurar e comprovar os votos proferidos, garantindo a integridade e a auditabilidade do processo assemblear;

• Emitir atas, relatórios de votação e demais documentos decorrentes da assembleia;

• Viabilizar a comunicação entre condomínio, síndico, procuradores e condôminos no âmbito da Plataforma;

• Cumprir obrigações legais e regulatórias aplicáveis à administração condominial e à realização de assembleias, inclusive para fins de comprovação perante órgãos públicos, autoridades e no âmbito de processos judiciais ou administrativos;

• Prevenir fraudes, acessos indevidos e uso irregular da Plataforma, mediante manutenção de logs de acesso e auditoria.

 

Os dados pessoais não são utilizados para fins de publicidade direcionada, tampouco comercializados, cedidos ou compartilhados com terceiros para finalidades distintas das descritas nesta Política.

 

4. Base Legal para o Tratamento

 

O tratamento dos dados pessoais pela Plataforma fundamenta-se nas seguintes hipóteses legais previstas no art. 7º da LGPD, conforme o caso concreto:

• Consentimento do titular (art. 7º, I), manifestado no primeiro acesso à Plataforma, mediante aceite expresso desta Política;

• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados ao contrato de que o titular seja parte (art. 7º, V), no que se refere à prestação do serviço de administração e realização de assembleias;

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (art. 7º, II), especialmente quanto à guarda de registros de votação e à sua disponibilização para fins de comprovação perante síndicos, condôminos, órgãos fiscalizadores e no âmbito de processos judiciais;

• Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI), no que se refere à guarda temporária de dados para fins de auditoria e eventual utilização como prova.

 

5. Consentimento no Primeiro Acesso

 

No primeiro acesso à Plataforma, o usuário será apresentado a esta Política de Privacidade em sua íntegra, sendo-lhe exigida a manifestação expressa de consentimento, mediante ação afirmativa e inequívoca (aceite em caixa de seleção específica), antes de prosseguir com a utilização do Sistema. Sem esse aceite, o acesso às funcionalidades da Plataforma não será liberado.

O consentimento poderá ser revogado a qualquer momento pelo titular, mediante solicitação ao canal do Encarregado indicado no item 1 desta Política, observado que a revogação poderá implicar a impossibilidade de uso de determinadas funcionalidades da Plataforma que dependam do tratamento dos dados objeto da revogação, especialmente aquelas relacionadas à identificação do usuário e à validação de seu direito de voto.

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6. Compartilhamento de Dados

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Os dados pessoais tratados pela Plataforma poderão ser compartilhados nas seguintes hipóteses, sempre limitadas ao estritamente necessário para a finalidade em questão:

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• Com o condomínio e sua administração (síndico e administradora), na medida em que tais dados sejam necessários à gestão condominial e à comprovação de quórum e votação;

• Com prestadores de serviços de tecnologia da informação contratados pela Plataforma (hospedagem, infraestrutura em nuvem, videoconferência), exclusivamente para viabilizar o funcionamento técnico do Sistema, e sob obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados;

• Com autoridades públicas, judiciais, policiais ou administrativas, quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição de autoridade competente;

• Em caso de disputa judicial ou administrativa relacionada à validade de uma assembleia ou de uma votação, hipótese em que os registros poderão ser utilizados como prova pelo condomínio, pelo síndico ou pelos condôminos interessados.

 

A Plataforma não compartilha dados pessoais com terceiros para fins de marketing, publicidade ou qualquer finalidade alheia à administração condominial e à realização de assembleias.

 

7. Prazo de Armazenamento e Eliminação dos Dados

 

Os dados pessoais relacionados a cada assembleia e aos votos nela proferidos são armazenados pelo prazo de 3 (três) meses, contados do encerramento da respectiva assembleia, período destinado à auditoria dos resultados e à eventual utilização dos registros para fins de comprovação judicial ou administrativa, em atenção ao princípio da necessidade (art. 6º, III, da LGPD).

 

Encerrado esse prazo de 3 (três) meses, os dados pessoais dos condôminos relacionados à respectiva assembleia são definitivamente eliminados da base de dados da Plataforma, de forma irreversível, ressalvadas as hipóteses do art. 16 da LGPD, especialmente quando a manutenção dos dados for necessária para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, ou para uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

 

Caso, ao término do prazo de retenção, exista processo judicial, administrativo ou arbitral em curso relacionado à assembleia ou à votação em questão, os dados pertinentes poderão ser mantidos por prazo adicional, estritamente limitado à duração e à finalidade do referido processo, nos termos do art. 16, II, da LGPD.

 

8. Direito de Exclusão a Pedido do Titular

 

Independentemente do prazo de retenção descrito no item 7, o titular dos dados poderá, a qualquer momento, solicitar a exclusão de seus dados pessoais da Plataforma mediante requerimento dirigido ao canal do Encarregado (contato@assembleiacerta.com.br).

 

A solicitação de exclusão será atendida no prazo legal aplicável, ressalvadas as hipóteses em que a manutenção dos dados seja exigida por obrigação legal ou regulatória, ou necessária ao exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral em curso, conforme art. 16 da LGPD, hipóteses em que o titular será previamente informado dos motivos da manutenção parcial ou total dos dados.

 

9. Registro de Acesso (Logs) e Segurança da Informação

 

A Plataforma mantém registro técnico (log) de todos os acessos realizados por seus usuários, identificando o usuário responsável, a data e o horário do acesso, os dados especificamente acessados, bem como eventuais ações de exportação, cópia ou captura de tela (print) realizadas dentro do ambiente autenticado do Sistema, sempre que tecnicamente viável.

 

Tais registros têm por finalidade a segurança da informação, a prevenção de fraudes e o cumprimento do dever de prestação de contas (accountability) previsto no art. 6º, X, da LGPD, permitindo identificar, em caso de incidente de segurança ou vazamento de dados, a origem do acesso indevido e o(s) responsável(is).

 

A Plataforma adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, incluindo criptografia de senhas, controle de acesso por perfil de usuário e autenticação em duas etapas (2FA), quando ativada.

 

10. Direitos do Titular dos Dados

 

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular dos dados pessoais tratados pela Plataforma tem direito a, mediante requisição ao Encarregado:

• Confirmação da existência de tratamento de seus dados;

• Acesso aos dados pessoais tratados a seu respeito;

• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;

• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, observados os segredos comercial e industrial da Plataforma;

• Eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de retenção previstas nesta Política;

• Informação sobre as entidades públicas ou privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;

• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;

• Revogação do consentimento, nos termos do item 5 desta Política.

 

As solicitações serão recebidas e respondidas pelo canal do Encarregado indicado no item 1, no prazo legal aplicável a cada tipo de pedido.

 

11. Denúncias e Reclamações

 

Qualquer titular de dados, usuário da Plataforma ou terceiro interessado poderá formalizar denúncia ou reclamação relacionada ao tratamento de dados pessoais, ao uso indevido de informações ou a eventual incidente de segurança, diretamente pelo canal contato@assembleiacerta.com.br, o qual será apurado pelo Encarregado, que adotará as providências cabíveis, inclusive a comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares afetados, quando aplicável, nos termos do art. 48 da LGPD.

 

12. Alterações desta Política

 

Esta Política poderá ser atualizada a qualquer tempo, em razão de alterações legislativas, regulatórias ou de aprimoramento das funcionalidades da Plataforma. Alterações substanciais serão comunicadas aos usuários, que poderão ser convidados a manifestar novo aceite, sendo recomendável a consulta periódica a este documento.

 

13. Legislação Aplicável e Foro

 

Esta Política é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, em especial pela Lei nº 13.709/2018 (LGPD), pela Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e pelo Código Civil, elegendo-se o foro do domicílio do titular para dirimir eventuais controvérsias, ressalvada disposição legal específica em sentido diverso.

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Ciência e Aceite

 

Declaro que li e compreendi integralmente a presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, e que consinto, de forma livre, informada e inequívoca, com o tratamento dos meus dados pessoais pela Plataforma Assembleia Certa, nos termos e para as finalidades acima descritas.

                                                                                     

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